راهنمای دستگاه کاغذ خردکن

همیشه در هر اداره، شرکت و یا موسسه ای اسناد و مدارکی وجود دارد که دیگر به آن ها نیازی نیست، و یا حاوی اطلاعات مهم و محرمانه ای هستند که نباید در دسترس کسی قرار بگیرد. اینجاست که یک دستگاه کاغذ خرد کن می تواند به سادگی این اسناد و مدارک را از بین ببرد.

امروزه با اینکه خیلی از نامه ها در فضای مجازی و اتوماسیون رد و بدل می شوند، اما گاهی اوقات یک نامه اهمیت مهمی دارد و اطلاعات آن نباید به دست کسی بیافتد به همین دلیل به صورت کاغذی و مهر و موم شده فرستاده می شود. گیرنده نامه بعد از خواندن نیاز دارد اطلاعات نامه را از بین ببرد، یکی از راه های ساده سوزاندن این اسناد است. برخی مواقع به هر دلیل ممکن است سند شما با سوزاندن از بین نرود و به دست شخص دیگری بیافتد، بنابراین بهترین کار استفاده از دستگاه کاغذ خردکن است. این وسیله کاغذ را به حدی خرد می کند که حتی اگر تکه های آن را هم داشته باشیم امکان سر هم کردن آن وجود ندارد. بنابراین کاغذ خردکن یک دستگاه مطمئن برای از بین بردن اسناد مهم و محرمانه است.

.

کاغذ خردکن چیست؟

کاغذ خردکن یک دستگاه مکانیکی و الکترونیکی رومیزی است که از نظر شکل ظاهری شباهت زیادی به پرینتر دارد و مورد استفاده برای برش کاغذ به تکه های کوچک است. سازمان های دولتی، شرکت های خصوصی برای از بین بردن اسناد خصوصی، محرمانه، یا حساس از این دستگاه استفاده میکنند.

کارشناسان حریم خصوصی اغلب توصیه می کنند که افراد صورت حساب، اسناد مالیاتی، کارت اعتباری و رسید های حساب بانکی و موارد دیگر که می تواند توسط دزدان مورد استفاده قرار گیرد را نابود کنند. دستگاه کاغذ خردکن به راحتی در کمتر از چند ثانیه سند شما را به صورتی امحا می کند که دیگر قابل بازیابی نخواهد بود. شما اگر یک سند را با دست به قطعات خیلی کوچک هم تبدیل کنید، باز هم می توان آن ها را کنار هم قرار داد و سند را بازسازی نمود، اما کاغذ خردکن به گونه ای این کار را انجام می دهد که شما حتی با در دست داشتن تکه های کاغذ هم قادر به بازیابی سند نخواهید بود.

این دستگاه قیمت چندان زیادی ندارد، بنابراین منطقی نیست که امنیت اطلاعات خود را به خاطر نداشتن یک دستگاه کاغذ خردکن به خطر بیاندازید. کار با این دستگاه بسیار ساده است، فقط کافی است اسنادی را که قصد امحا کردن آن ها را دارید درون دستگاه قرار داده و دکمه استارت را بزنید، خواهید دید که اسناد وارد دستگاه شده و از خروجی دستگاه تعدادی کاغذ از بین رفته خارج می شود.

.

تاریخچه ساخت دستگاه کاغذ خردکن

در تاریخ ۳۱ام آگوست سال ۱۹۰۹ میلادی شخصی آمریکایی به نام آبوت آگوستوس در شهر نیویورک در ایالات متحده آمریکا موفق به اختراع دستگاه کاغذ خردکن شد. این فرد پسر یک تاجر بزرگ امریکایی تبار در راه هند به چین به نام ایبل آگوستوس لا بود. پسر بزرگ و برادر ایشان هر دو شهردار نیویورک بودند. با وجود زندگی در چنین خانواده بزرگ و معروفی او تصمیم گرفت که یک مخترع باشد و بلاخره به هدف خود یعنی ساخت دستگاه کاغذ خرد کن رسید.

.

چگونه کاغذ خردکن کار می کند؟

این دستگاه کاغذ یا سند را دریافت می کند و آن را به رشته های بسیار ریز یا به پودری از کاغذ تبدیل می کند. طوری که قابل استفاده و بازیابی نباشند. البته این وسیله تنها برای از بین بردن اسناد به کار نمی رود بلکه برای کم کردن حجم بالای زباله های کاغذی استفاده می گردد. بعضی از مدل این دستگاه ها نیز CD و DVD و اطلاعات آن را از بین برده و خرد می کنند.

.

طبقه بندی های کاغذ خردکن

1 – کاغذ خرد کن اداری: این مدل بیشتر در ادارات دولتی مورد استفاده قرار می گیرد. البته نوع دستگاه به جمعیت اداره بستگی دارد، اداره با کاربری کم (حداکثر صد برگ در روز)، اداره با کاربری متوسط (۳۵۰۰ تا ۱۴۰۰۰ برگه در روز) و اداره با کاربری زیاد (بیش از ۳۶۰۰۰ برگه) در روز را امحا می کنند. توجه داشته باشید که نوع دستگاه را باید متناسب با تعداد برگه هایی که در طول روز باید آن ها را امحا کنید باید در نظر بگیرید.

2 – کاغذ خرد کن صنعتی: این دستگاه بیشتر در بانک ها و سایر مراکز مهم که روزانه نیاز به نابود کردن حجم زیادی از اطلاعات را دارند استفاده می شود به همین دلیل قیمت آن از سایر مدل ها گران تر است. بهترین مدل برای برش دادن کاغذ در این مراکز برش دادن پودری شکل است که به هیچ عنوان امکان بازیابی اطلاعات وجود ندارد.

3 – کاغذ خرد کن رشته ای: این مدل بیشتر استفاده خانگی دارد و برای اداره های کوچک با حداکثر سه کارمند مورد استفاده قرار می گیرد. شما تنها قادر به ورود صفحات با قطر ۸.۷۵ اینچ تا ۲۲۲ میلی متر هستید و نباید بیشتر از این مقدار کاغذ را وارد دستگاه کنید. این مدل اسناد مورد نظر شما را به رشته های باریکی از کاغذ تبدیل می کند که بازیابی آن ها کار چندان ساده ای نیست. در کل برای از بین بردن اطلاعات مهم به کار می رود.

4 – کاغذ خرد کن پودری: سازمان های مهم مثل سازمان انرژی اتمی، مراکز امنیتی و نظامی که اطلاعات خیلی مهم در دست دارند و نباید به هیچ عنوان این اطلاعات به بیرون درز کند از این دستگاه برای از بین بردن اطلاعات خود استفاده می کنند. این دستگاه اسناد را به پودر کاغذ تبدیل می کند که امکان بازیابی اطلاعات اسناد امحا شده صفر می باشد. برای مراکزی استفاده می شود که حداقل در کارمند دارند. قطر مجاز کاغذ ورودی در این دستگاه ۹ تا ۱۱ اینچ می باشد.

.

نکات مهم هنگام خرید دستگاه کاغذ خردکن

1 – دستی یا خودکار بودن

اولین نکته در خصوص خرید کاغذ خردکن توجه به نوع آن است که یا بصورت دستی و یا بصورت خودکار (برقی) می باشد. استفاده از نوع خودکار این مدل از ماشین های اداری برای سازمان ها و شرکت ها که یک امر کاملا بدیهی است.

اما اگر شما می خواهید برای معدوم سازی مدارک کم اما فوق العاده مهم خود در خانه از این دستگاه ها استفاده کنید، مدل های دستی نیز می تواند پاسخگوی این نیاز شما باشند.

2 – قیمت دستگاه

یکی دیگر از مهم ترین نکته ای که هنگام خرید کاغذ خرد کن باید به آن توجه داشته باشید، قیمت آن می باشد. قیمت نقش خیلی مهمی در انتخاب شما ایفا می کند. قبل از هر کاری میزان بودجه را مشخص کنید. با مشخص شدن مقدار بودجه مدل هایی که در محدوده قیمتی شما قرار ندارند از انتخاب شما حذف می شوند و انتخاب آسان می شود.

3 – نوع محصول

دستگاه کاغذ خرد کن مدل های مختلفی دارد، شما باید با توجه به نوع استفاده و جمعیت اداره نوع آن را مشخص کنید. اگر تعداد کارمند های شما چیزی در حدود سه نفر است یا برای منزل باید کاغذ خرد کن رشته ای را انتخاب کنید. اگر اسناد مهمی دارید و می خواهید اطلاعات شما دست کسی نیافتد باید کاغذ خرد کن پودری را انتخاب کنید زیرا اسناد را پودر می کند و اگر جمعیت اداره شما خیلی زیاد است باید کاغذ خرد کن صنعتی را انتخاب کنید.

4 – سرعت دستگاه

سرعت دستگاه همان مدت زمانی است که طول می کشد تا ورقه کاغذ درون تیغه های دستگاه خورد شده و از آن خارج شود. این کار برحسب تعداد بر دقیقه سنجیده می شود و هر چه سخت افزار دستگاه شما قوی تر باشد این کار در مدت زمان کمتری صورت می گیرد و سرعت دستگاه بالاتر است و هر چه دستگاه این کار را در مدت بیشتری انجام دهد دستگاه شما سخت افزار ضعیف تری دارد.

5 – ظرفیت ورود کاغذ

یکی از نکات مهمی که شما هنگام خرید کاغذ خردکن باید به آن توجه داشته باشید، ظرفیت کاغذ ورودی به دستگاه است. همان طور که می دانید هر دستگاه فقط قادر به دریافت حجم مشخصی از کاغذ است. همچنین ورودی کاغذ دستگاه را باید متناسب با عرض بزرگترین کاغذ و نامه اداری خود مشخص کرد. اگر می خواهید فقط با یک بار استفاده حجم زیادی از اسناد خود را از بین ببرید، بهتر است به سراغ مدل هایی بروید که تعداد ورودی برگه بالایی دارند.

6 – امحا کردن نوع مدارک

خیلی از مدل های دستگاه فقط قادر به از بین بردن کاغذ هستند، اگر در محیط کاری شما اسنادی به غیر از کاغذ مانند: کارت حافظه، لوح فشرده، فلاپی، سی دی و کارت اعتباری وجود دارد و می خواهید آن ها را امحا کنید باید دستگاهی را خریداری کنید که توانایی از بین بردن این مدل از اسناد را داشته باشد. لازم به ذکر است که شما باید به این نکته هم توجه داشته باشید که دستگاه های چند کاره معمولا قیمت بالاتری دارند.

7 – درجه امنیت

یکی از مهم ترین فاکتورها در انتخاب دستگاه خرد کن درجه امنیت آن است. درجه امنیت در واقع همان شانس ریکاوری کردن اسناد امحا شده می باشد، هر چه شانس بازیابی کردن اطلاعات امحا شده بیشتر باشد، دستگاه از درجه امنیت کمتری برخوردار است. مثلا کمترین میزان امنیت مربوط به کاغذ خرد کن نواری بوده و بیشترین میزان امنیت اطلاعات مربوط به کاغذ خرد کن پودری می باشد.

سطح امنیتی از از P-1 (عدم امنیت کافی) شروع می شود تا P-7 (مناسب برای خرد کردن اسناد محرمانه). معمولاً سطح امنیتی P-4 به بالا دستگاه های مناسب تری هستند.

8 – سیستم خودکار خاموشی

یکی از ویژگی های جالبی که یک دستگاه خرد کن کاغذ می تواند داشته باشد سیستم خاموش شدن خودکار است. در مواردی که دستگاه شما دچار نقص فنی در عمل کرد خرد کردن اسناد شود، قبل از اینکه قسمت های مختلف دستگاه شما دچار آسیب دیدگی شود، دستگاه به صورت خودکار خاموش می شود و جلوی خیلی از این اتفاقات گرفته می شود.

9 – حجم صدای تولیدی

برخی افراد با صدای تولید شده هنگام خرد کردن کاغذ مشکل دارند، شما چه بخواهید و چه نخواهید این دستگاه هنگام خرد کردن کاغذ میزانی صدا تولید می کند. اگر این مسئله برای شما از اهمیت زیادی برخوردار است می توانید به سراغ دستگاه هایی بروید که حجم صدای تولیدی آن ها کمتر از ۶۰ دسیبل می باشد.

.

روش نگهداری از دستگاه کاغذ خردکن

• در وهله نخست سعی کنید دستگاه کاغذ خردکن را در نقاطی دور از پنجره و گرد و غبار قرار دهید.
• اگر قرار است در یک سازمان تعداد افراد زیادی از این دستگاه استفاده کنند، حتما روش استفاده از آن را در کنار محصول قرار دهید تا افراد از زدن دکمه های بیخودی که منجر به خرابی دستگاه می شود، اجتناب نمایند.
• در بازه های زمانی منظم که البته بستگی به میزان کارکرد تیغه های دستگاه دارد، اقدام به روان کاری آنان نمایید.
• این کار را می توانید با مالیدن روغن به یک کاغذ و قرار دادن آن در داخل دستگاه برای خرد کردن آن انجام دهید.
• حواستان به سیم برق دستگاه باشد خصوصا در مواقع جا به جایی آن باشد.
• به محض پر شدن مخزن دستگاه آن را خالی کنید و این کار را پشت گوش نیندازید!
• زیرا می تواند باعث وارد شدن آسیب جدی به بخش موتوری خردکن شما گردد.
• این دستگاه را نباید در محلی قرار دهید که در آنجا گرد و غبار وجود نداشته باشد. گرد و غبار به دستگاه آسیب جدی وارد می کند.
• هر چند وقت یکبار تیغه های دستگاه خود را روغن کاری کنید، برای این کار باید یک کاغذ را به روغن آغشته کرده و با دستگاه خرد کنید.
• همیشه مواظب پر شدن مخزن دستگاه باشید، زیرا در صورتی که با مخزن پر از کاغذ کار کنید، دستگاه دچار آسیب دیدگی جدی می شود.
• زمانی که می خواهید دستگاه را جا به جا کنید، مراقب سیم برق دستگاه باشید، چون ممکن است گیر کرده و هنگام جا به جایی قطع شود.